249 – Organiser un festival ( épisode 8. )

 

 

 

 

Le festival a ouvert ses portes et les jours défilent avec leur lot de rencontres heureuses, de compliments, de critiques aussi, de remarques que nous consignons si nous les trouvons justifiées. 

 

Les week-ends, il nous faut également assurer l’organisation des démonstrations avec auparavant toutes les annonces que nous avons faites sur Facebook et la mise à jour de la page sur notre site qui lui est consacrée. Nous veillons également au bon déroulement du stage que nous organisons, en général avec l’invité(e) d’honneur(e) quand celui-ci est en mesure d’assurer ce genre de prestation.

Nous essayons de gérer au mieux les permanences, même si Martine et moi-même sommes généralement présents. Nous dépouillons tous les jours l’urne des votes pour le prix du public et ainsi suivons l’évolution, avec passion, des tableaux qui ont le plus grand succès.
Le dernier jour, les artistes sont de retour pour assister au décrochage et reprendre leurs tableaux. À 18 h, je dévoile le prix du public, je remercie tous les participants, artistes, municipalité, bénévoles et je donne le top départ pour le décrochage. À ce moment se passe ce qui se passe dans tous les salons prenants fins ; une fourmilière se met en action et en l’espace d’à peine une heure les panneaux sont vidés de leurs œuvres. C’est à ce moment que j’ai une crise de cafard aigüe, la fête est finie.

 

Nous avons une journée pour rendre la salle communale totalement vide. Les panneaux sont empilés, les câbles électriques rangés dans des caisses avec les éclairages. La signalétique sur le bord des routes est démontée rassemblée. En trois jours tout est soigneusement rangé, classé. 

 

 

Pour la bureautique ce n’est pas encore terminé. Il reste à rédiger un compte rendu à destination des sponsors et partenaires avec photos à l’appui. Un autre pour la presse spécialisée, principalement pour Pratique des Arts. Parallèlement je réalise un diaporama avec les photos de toutes les œuvres exposées qui sera diffusé sur Facebook et viendra illustrer le site Internet. Nous mettons à jour le site et plus particulièrement la page « Rétrospective ». Puis en dernier lieu vient le temps des comptes et du bilan qu’on espère toujours positif et équilibré, tant au niveau moral que financier.

 

Voilà, vous savez tout du marathon que représente cette organisation. Nous essayons qu'elle soit le plus professionnelle possible, même si nous ne sommes qu’amateurs et bénévoles et surtout passionnés.
 

Vive le dessin & le pastel !

248 – Organiser un festival (épisode 7).

Nous sommes une semaine avant l’ouverture du salon. C'est là que toute l’équipe de bénévoles, ceux qui font partie de l’association et ceux venus donner un coup de main se retrouvent au complet. Pour l’instant, la salle municipale est vide, sauf les premiers tableaux qui s'alignent le long des murs. À ce moment on a du mal à imaginer cette salle tout à fait quelconque se transformer en un véritable écrin pour quelque 110 pastels et dessins.

Voilà, les panneaux sont installés, tous les spots sont en place et raccordés à la ligne électrique. C’est à moi de jouer à présent. La disposition des œuvres c’est toujours une « prise de tête ». Notre installation accueille sans problème 90 tableaux, hormis ceux de l'invité d'honneur. Mais la sélection s’avèrent toujours si difficile et malgré que je me dise chaque année qu’on ne m’y reprendra plus, nous en avons toujours 5 à 6 de plus. Pas le choix, il faut les caser. 

 

 

C’est là que l’on me voit entamer un étrange balais, circulant entre les panneaux disposant, déplaçant, reclassant sans cesse, avec les conseils avisés de Marie et Martine pour me guider et m’aider à finaliser la disposition, puis c’est l’accrochage, et cela peut encore changer, car la vision des tableaux posés par-terre contre les panneaux et celle quand ils sont accrochés n’est pas la même.

Enfin, au troisième jour, tout est en place et le salon prend véritablement vie quand on allume les spots. Pendant ce temps, Marie, Ghislaine et leur mari ont mis en place la signalétique au bord des routes. Martine, Marie, Huguette, Anne-Sophie se sont occupées de tous les derniers détails, Lucie et Cécile ont bombardé la Page de Facebook de messages, d’affiches, faisant le teasing. 

 

 

 

 

Les invitations au vernissage sont parties. Les gens de la mairie de Baneuil sont venus installer le barnum et enfin, le samedi à 14 h 00 sonnante, le festival ouvre ses portes. La fête commence pour quinze jours où nous espérons les visiteurs toujours plus nombreux. Les artistes sont présents, les visiteurs, Monsieur le Maire, parfois d’autres personnalités de l’intercommunalité, voire du département où de la Région.

 

 

 

A 18 h 00, nous rassemblons tout le monde pour le vernissage et la traditionnelle remise des prix où nous honorons quelques artistes avec nos partenaires fabricants de pastels et vendeurs de matériels. Puis la journée s’achève au restaurant où là, dans la joie des retrouvailles entre artistes, toute l’équipe de l’association souffle enfin. Le stresse retombe, on rit, on s’interpelle, on plaisante, on est heureux.

 

 

(À suivre...)

247 – Organiser un festival (épisode 6)

Ça y est ! La sélection est définitivement figée et c’est le top départ. Le fichier Excel nous délivre la liste de ceux qui ne participeront pas. Elle est transmise à la secrétaire qui devra leur envoyer un courriel leur annonçant la mauvaise nouvelle. En contrepartie, la liste des sélectionnés est transmise à la fois à la trésorière qui s’occupe de leur envoyer le courrier avec les tableaux sélectionnés, le prix de leur participation en fonction du nombre de ceux-ci et l’inscription au repas qui suit le vernissage, s’ils le désirent. Une autre liste est transmise au maquettiste du catalogue ainsi qu’un dossier avec toutes les photos. Les choses sérieuses commencent.

 

Les réunions vont se succéder. Qui contacte les radios ? Qui se charge des offices de tourisme ? Qui prendra en charge l’affichage et la distribution des flyers ? Qui sera responsable de la signalétique sur le bord des routes, panneaux, banderoles ? On contacte les peintres susceptibles de réaliser une démonstration.  On commence à organiser le stage, location de la salle à Couze, prêt d’un barnum auprès de la municipalité de Baneuil. Qui se chargera des paquets de bienvenue que nous distribuons au vernissage ? De leur composition ? Les hébergements, le restaurant, les achats pour la remise des prix. Qui sera présent à l’installation de la salle ?  Sur qui pourrons-nous compter pour les permanences ? Et déjà la communication sur Facebook s’intensifie. Les bénévoles se rassemblent, la petite entreprise prend vie !

 

 

Les communiqués de presse se rédigent. La presse locale en est abreuvée ainsi que la presse nationale. On harcèle les radios qui nous invitent à telle ou telle émission, ou pas. Les BAT (Bon à Tirer) du catalogue se succèdent. Il n’en faudra pas moins de 5 ou 6 pour arriver à l’exemplaire final qui sera donné à l’imprimeur. On resserre nos liens avec nos partenaires, les pastels Girault qui nous suivent et soutienne depuis la première édition, l’Artisan Pastellier que nous sommes toujours heureux d’accueillir. Boesner Bordeaux qui nous assiste et communique pour nous. Burolike Bergerac un partenaire de longue date. CNI depuis peu mais qui tient son rang. Blockx qui nous a rejoint l’année dernière. Sans eux point d’exposition, nous ne les remercierons jamais assez. Et puis citons également la mairie de Saint-Agne pour le prêt de la salle et des panneaux d’exposition et le personnel communal toujours disposé à nous aider. La Communauté de Communes Bastides Dordogne Périgord ainsi que le Conseil Général de Dordogne pour leur soutien financier.

Enfin, les premiers artistes arrivent avec leurs tableaux, souvent avec ceux d’autres artistes. Entre eux, ils mettent à profit la liste pour le covoiturage classée par départements que nous leur fournissons. Nos yeux brillent d’impatience, les cartons et autres emballages s’empilent le long des murs alors que les panneaux ne sont pas encore installés. La fête va bientôt pouvoir commencer.

À suivre...

246 - Organiser un festival (épisode 5)

Nous voici arrivés à un moment crucial, la sélection, ou plutôt la présélection. Nous avons réuni 5 noms de juges. Des peintres, photographes, sculpteurs, graveurs, aquarellistes, pastellistes, organisateurs de salons, novices, imprimeurs, étudiants aux Beaux-Arts et autres écoles artistiques, voilà le type de personne qui a déjà participé à nos sélections. Un diaporama réunissant les photos de tous les tableaux de chaque candidat a été monté, ce qui peut représenter jusqu’à plus de 450 clichés. Les fiches pour noter chaque tableau ont été imprimées, elles comportent les miniatures des tableaux et une case en dessous pour y inscrire la note attribuée.
 

La saisie des données

Nous avons abandonné l’idée de réunir les 5 jurés. Plus facile de les avoir séparément, nous nous conformons ainsi à leur emploi du temps et nous avons constaté qu’il n’y a pas d’influence, le jugement s’en retrouve plus diversifié. Le juré se retrouve donc face à un grand écran de télévision et le diaporama est lancé avec changement de vue toutes les 4 secondes. Cela donne une idée du niveau général des candidatures. Le juge peut demander de revoir le diaporama. Puis nous repassons les vues une par une, c’est le juge qui décide du temps de visualisation et il note chaque tableau de 1 à 5. Cela peut durer de 3 à 4 heures.
 

Montage du diaporama

Ensuite nous enregistrons les notes sur le fichier Excel, sur la troisième feuille qui s’intitule « Présélection ». Excel calcule à mesure la moyenne et il inscrit dans la dernière colonne un P pour « présélectionner » ou un N pour les non-sélectionnés. Un compteur s’incrémente automatiquement. Généralement nous arrivons aux alentours de 125 à 135 présélectionnés pour 90 à 95 places disponibles. 

 

Évidemment, les meilleurs peintres se retrouvent très souvent avec leurs cinq propositions sélectionnées alors qu’ils ne doivent exposer que 3 œuvres. Notre premier travail est d’éliminer pour chacun, deux de leurs œuvres. Mais malgré cela, il nous en reste toujours trop. À l’aide de la quatrième feuille du classeur Excel, du visionnage des œuvres une fois de plus, nous devons faire un choix en tenant compte des thèmes abordés, de l’équilibre visuel de l’exposition, des formats des tableaux. Là encore, sur cette feuille, Excel un compteur nous signale à combien de tableaux nous en sommes. Cette phase est très délicate, elle peut durer plus d’une semaine et c’est un véritable crève-cœur, car à ce stade, tous les tableaux méritent largement d’être exposés. Mais voilà, nous ne pouvons pas pousser les murs. Doit-on prendre un tableau de chacun ? Doit-on éliminer un ou deux peintres en espérant les sélectionner la fois prochaine ? La liste est faite, défaite, refaite…

À suivre...

245 – Organiser un festival (épisode 4)

 

 

 Voilà, tout a été lancé. Les encarts et annonces à appel à candidatures dans la presse spécialisée. Les premières publications des affiches. Le règlement et la fiche d’inscription téléchargeable sur notre site Internet et le teasing sur Facebook a commencé. Les premières inscriptions arrivent sur notre boîte mail. À partir de là, c’est l’informatique qui prend le relais. Ces inscriptions sur un fichier Excel vont servir à toutes les phases de la préparation de l’exposition.

En prenant les rênes de l’organisation, j’ai vite compris à quel point il était important de suivre scrupuleusement les instructions du règlement de chaque organisateur. Car ils ont été confrontés aux mêmes problèmes que nous et chacun y a trouvé sa solution. Par exemple chez nous, l’appellation des photos, comme chez nos confrères très certainement, est très importante car elle conditionne le classement des fichiers. Au début nous nous étions inspirés de divers règlements d’autres salons et peu à peu nous l’avons peaufiné et adapté à notre organisation. Pour l’appellation de chaque fichier photo, nous demandions qu’il y ait inscrit le nom de l’auteur, le titre, les dimensions et le prix. Mais cette quantité d’informations engendrait bon nombre d’erreurs de la part des candidats, sans compter ceux qui ne renomment même pas leurs fichiers.

Avec une photo nommée « IMG4255.jpg » et des titres de tableaux pas forcément évocateurs du sujet représenté, allez donc savoir qui est quoi. Peu à peu nous nous sommes rendu compte que nous n’avions pas besoin de toutes ces informations pour les fichiers images. Désormais nous demandons que figure uniquement le nom de l’auteur et le titre, car à la date de clôture des inscriptions ce n’est pas moins de 450 à 500 fichiers que nous devons manipuler. On imagine qu’avec un mauvais intitulé, un fichier peut aisément se perdre ou être attribué à un autre auteur, l’horreur !

 

 

Sans rentrer dans les détails je dois parler du fichier Excel qui commande toute l’organisation qui va suivre ainsi que la création des différents documents, listes, étiquettes, diplômes, catalogues, etc. ce fichier comporte 11 feuilles. L’intérêt de ce classeur Excel est qu’il n’y a qu’une saisie des informations sur la première feuille et celles-ci sont reportées automatiquement sur les autres feuilles.
 

Les inscriptions arrivent, au début assez lentement, puis le rythme s’accélère à mesure que l’on approche de l’échéance. Le classement au sein de l’ordinateur est essentiel. Un dossier « Réception » dans lequel on trouve les dossiers au nom des artistes comportant les photos de chaque tableau. À ce stade, on doit également réduire le format de toutes les photos en vignettes pour les intégrer à la feuille des jurés pour la sélection. C’est une phase qu’il ne faut pas négliger et dès que l’enregistrement est fait, envoyer un courriel au candidat pour lui signifier que son inscription a bien été prise en compte.

 

À suivre...

244 – Organiser un festival (épisode 3)

Il y a une période où le travail est peu planifiable, c’est celle de l’entre-deux. Le festival est toujours quelque part dans nos têtes. Dès que l’on voit sur Internet, ou lors d’une exposition collective à travers la France, ou encore dans la presse, un artiste qui pourrait de par son travail venir exposer chez nous, on note, on repaire. Il y a aussi le choix de l’invité d’honneur. Le principe de l’invité d’honneur est parfois discuté. Pourquoi mettre en avant un artiste vis-à-vis des autres ? C’est une critique qui peut s’entendre. D’ailleurs à l’exposition de Pastel en Provence, avec la présidente Brigitte Dieudonné et la secrétaire Véronique Fontaine, nous n’avons pas opté pour cette formule, mais le concept est différent. Pour nous à Saint-Agne, L'invité d'honneur c’est un peu une nôtre tête de gondole, l’artiste de l’affiche qui va nous aider à promouvoir notre festival. 

 Et puis c’est aussi l’occasion pour un pastelliste français d’être mis à l’honneur, car les grands salons ont opté depuis quelques années, pour l’international et n’ont à l’heure actuelle que des artistes étrangers en tête d’affiche. Nous sommes heureux de faire appel à nos artistes français qui n’ont rien à envier à toute autre nation.

Il y a une autre partie que nous allons développer encore plus à partir de cette année, c’est la communication par le biais des réseaux sociaux et tenter d’obtenir le plus de partages possible avec des groupes de notre région. Car figurez-vous que si notre festival a acquis ses lettres de noblesse parmi les expositions françaises de pastel grâce à notre site, à Facebook et à Pratique des Arts, nous avons encore beaucoup de travail pour lui faire acquérir la réputation qu’il mériterait dans notre région.

 

Puis arrive le mois de février de l’année de l’exposition, nous sommes passés en biennale (il n'y aura pas de festival cette année), nous entrons dans la période de Pré-salon et c’est là que notre petite entreprise commence à sortir de sa torpeur.

L'infographie

1.    La préparation bureautique. Mettre tous les documents à jour au niveau des dates par exemple. Actualiser le dossier de presse et rédiger les communiqués de presse. Et oui, ce n’est pas la même chose dossier et communiqué. Mise à jour également du règlement avant de le mettre en ligne sur le site Internet.

 
2.    Il nous faut récupérer tous les documents venant de l’invité d’honneur, photos des tableaux, biographie et autres détails. Signature des conventions etc.

 
3.    Commence le travail d’infographie pour la réalisation des encarts presse, de l’affiche, que nous soumettrons à notre invité.

 
4.    Une fois tous ces documents prêts, nous pouvons les divulguer sur notre site Internet, dans la presse spécialisée et lancer l’appel à candidatures.

 

5.    D’un autre côté, secrétaire et trésorière se chargent de faire les demandes diverses de subventions et d’aides, que nous obtenons, ou pas. Et l’on reprend contact avec nos partenaires et sponsors. Un sujet toujours délicat quand on est amateur et bénévole, aller à la pêche aux sous. Car il en faut de l’argent pour mener à bien tout cela. Surtout que, comme vous pouvez vous en douter, l’art n’intéresse pas tout le monde. 

Notre grand rêve (on a le droit d’y croire) serait d’avoir assez de budget pour ne pas faire payer les artistes qui viennent exposer. Car oui, ils payent ! Nous sommes les seuls artistes, nous les peintres et sculpteurs, qui payons pour faire le spectacle et pour que vous public y assistiez gratuitement, un monde à l’envers. Tout ça parce que nous sommes bénévoles, peu subventionnés et si les artistes acceptent, c’est qu’ils n’ont pas le choix. C’est ça ou ils n’exposent pas. Pas d’exposition, pas de public, pas d’éventuels acheteurs, pas d’article dans la presse, en clair ils n’existent pas. Et avant de faire le buzz sur le Net…. D’ailleurs à ce propos, je vous ferai part d’une petite expérience que j’ai vécue sur Facebook, dans une prochaine notification FBK.

Le droit d'exister au travers des salons.

Dans le prochain billet je vous parlerai de la deuxième partie du Pré -salon, la réception des candidatures, la sélection et tout ce qui en découle : courrier avec refus ou acceptation, liste des tableaux à exposer, catalogue, etc. Mais aussi préparation de stages et de démonstrations.

À suivre...

243 – Organiser un festival (épisode 2)

Le salon international de Pastel en Périgord

Avant d’aller plus en avant, il faut expliquer le pourquoi de tous ces salons de pastel et d’aquarelle qui contrairement à ceux de peinture à l’huile, réunissent tant de peintres que l’on dit « professionnels ». Pourquoi les guillemets ? Parce que je connais peu, mais alors très peu d’aquarellistes et encore moins de pastellistes qui vivent véritablement de leur production. Entendons donc par professionnel la qualité de leur travail.

Si de tels salons et festivals existent, c’est bien parce que c’est l’un des rares moyens pour ces artistes de se montrer, d’afficher leur travail, d’atteindre un public, en un mot d’exister. Je précise public et non acheteur car malheureusement et malgré leur bonne volonté, les organisateurs ne sont pas forcément des vendeurs. 

La galerie d'art où le visiteur et aussi et avant tout un potentiel client.

 

C’est un vrai métier la vente d’œuvres d’art. Il faut se constituer un carnet d’adresses, savoir les prévenir et les invités, savoir défendre tel ou tel peintre, expliquer telle ou telle démarche, savoir faire rêver le potentiel acheteur. On est loin des « bonjour et bienvenue, vous venez d’où ? Êtes-vous déjà venus ? Nous vous souhaitons une agréable visite » que nous distribuons le plus aimablement possible dans nos expositions. Car il s’agit bien de ça, une agréable visite pour 98% des cas. Une simple visite, gratuite de surcroit. Car ne nous cachons pas la face, une visite payante verrait la fréquentation fortement chuter.

Qui sont-ils ces organisateurs amateurs et bénévoles qui se lancent dans cette aventure ? Car s’en est une. Ce sont des passionnés de leur art, souvent des peintres amateurs, parfois des peintres plus connus, qui œuvrent pour la défense de leur médium, pour qu’il soit reconnu. Ce sont des Don Quichotte qui hurlent dans un désert bien silencieux et qui méritent tout notre respect. 

Même si leurs organisations se révèlent parfois (rarement en France), approximatives, ce ne sont pas des professionnels répétons-le. Face à la montagne qu’il faut gravir, ils font preuve souvent d’un courage et d’une abnégation incroyable, encaissant les critiques, se remettant en question à chaque fin d’exposition pour mieux repartir la fois suivante.

Fort heureusement, la presse spécialisée a emboité le pas à tous ces organisateurs. Ainsi, une synergie s’est peu à peu établie entre des revues comme Artiste Magazine, Plaisir de Peindre et surtout Pratique des Arts. Si les organisateurs amènent leur contribution sonnante et trébuchante en payant des encarts publicitaires pour leur manifestation, apportant ainsi leur contribution au maintien d’une presse écrite qui a bien du mal de nos jours. Le retour ne s’est pas fait attendre avec des rubriques calendaires sur les salons, région par région et des comptes rendus d’expositions. Ainsi, certaines manifestations, dont la nôtre, doivent une bonne partie de leur renommé aux articles parus dans ces revues.

À suivre...

242 – Organiser un festival (épisode 1)

La difficulté que nous avons rencontrée à organiser ce dernier festival et une longue conversation avec Alexandre Granger et son épouse révélant leur ignorance sur bien des aspects et des contraintes de l’organisation, m’a donné l’idée de vous les expliquer dans ce blog. Comment a commencé cette histoire qui m’a valu de me retrouver à la tête de cette petite entreprise qui prend vie une fois par an ?

Au départ, il faut dire que je n’ai jamais voulu m’occuper de ce genre d’évènement. J’étais fermement résolu à rester un artiste peintre et d’y consacrer tout mon temps libre. Temps libre qui allait forcément devenir conséquent puisque j’atteignais l’âge de la retraite. 

Comment transformer ce cube en écrin ?

 Mais voilà, la présidente m’a demandé de prendre le relai et je voyais bien qu’il n’y avait pas beaucoup, voire pas du tout de prétendant au poste. 

La véritable question qui est apparue, fallait-il laisser disparaître un évènement qui commençait à prendre une certaine place dans le calendrier des expositions  de pastel en France ? Tant de travail avait déjà été fait.

La liste des tâches.

Certes, je n’étais pas inactif lors des éditions précédentes. Je me suis chargé de proposer des invités d’honneur, j’ai réalisé les affiches, j'ai créé le site internet et j'assurais sa maintenance et enfin j’officiais en tant que commissaire d’exposition, entendez par là que je réalisais l’accrochage des tableaux. Après avoir accepté la présidence il m’a fallu, secondé par ma compagne Martine, m’attaquer au fond du problème, l’organisation. Le hasard fait bien les choses puisque lors d’une discussion avec Françoise Parron présidente d’Horizon Pastel, l’association organisatrice des biennales du Mont du Lyonnais, elle nous confia un exemplaire de son fichier Excel avec lequel elle organise la sélection des artistes. Étant un ancien ingénieur de production et chef de projet dont l'un des outils était justement le logiciel de Microsoft, je me suis retrouvé dans mon élément. Ce fichier Excel m’a permis d’élaborer toute une organisation et de lister les tâches nécessaires à la réalisation d’une telle manifestation. J’ai ressorti mes anciens diagrammes de Gantt et je me suis mis au travail.

Le diagramme de Gantt

A suivre...