Ça y est ! La sélection est définitivement figée et c’est le top départ. Le fichier Excel nous délivre la liste de ceux qui ne participeront pas. Elle est transmise à la secrétaire qui devra leur envoyer un courriel leur annonçant la mauvaise nouvelle. En contrepartie, la liste des sélectionnés est transmise à la fois à la trésorière qui s’occupe de leur envoyer le courrier avec les tableaux sélectionnés, le prix de leur participation en fonction du nombre de ceux-ci et l’inscription au repas qui suit le vernissage, s’ils le désirent. Une autre liste est transmise au maquettiste du catalogue ainsi qu’un dossier avec toutes les photos. Les choses sérieuses commencent.
Les réunions vont se succéder. Qui contacte les radios ? Qui se charge des offices de tourisme ? Qui prendra en charge l’affichage et la distribution des flyers ? Qui sera responsable de la signalétique sur le bord des routes, panneaux, banderoles ? On contacte les peintres susceptibles de réaliser une démonstration. On commence à organiser le stage, location de la salle à Couze, prêt d’un barnum auprès de la municipalité de Baneuil. Qui se chargera des paquets de bienvenue que nous distribuons au vernissage ? De leur composition ? Les hébergements, le restaurant, les achats pour la remise des prix. Qui sera présent à l’installation de la salle ? Sur qui pourrons-nous compter pour les permanences ? Et déjà la communication sur Facebook s’intensifie. Les bénévoles se rassemblent, la petite entreprise prend vie !
Les communiqués de presse se rédigent. La presse locale en est abreuvée ainsi que la presse nationale. On harcèle les radios qui nous invitent à telle ou telle émission, ou pas. Les BAT (Bon à Tirer) du catalogue se succèdent. Il n’en faudra pas moins de 5 ou 6 pour arriver à l’exemplaire final qui sera donné à l’imprimeur. On resserre nos liens avec nos partenaires, les pastels Girault qui nous suivent et soutienne depuis la première édition, l’Artisan Pastellier que nous sommes toujours heureux d’accueillir. Boesner Bordeaux qui nous assiste et communique pour nous. Burolike Bergerac un partenaire de longue date. CNI depuis peu mais qui tient son rang. Blockx qui nous a rejoint l’année dernière. Sans eux point d’exposition, nous ne les remercierons jamais assez. Et puis citons également la mairie de Saint-Agne pour le prêt de la salle et des panneaux d’exposition et le personnel communal toujours disposé à nous aider. La Communauté de Communes Bastides Dordogne Périgord ainsi que le Conseil Général de Dordogne pour leur soutien financier.
Enfin, les premiers artistes arrivent avec leurs tableaux, souvent avec ceux d’autres artistes. Entre eux, ils mettent à profit la liste pour le covoiturage classée par départements que nous leur fournissons. Nos yeux brillent d’impatience, les cartons et autres emballages s’empilent le long des murs alors que les panneaux ne sont pas encore installés. La fête va bientôt pouvoir commencer.
À suivre...
