245 – Organiser un festival (épisode 4)

 

 

 Voilà, tout a été lancé. Les encarts et annonces à appel à candidatures dans la presse spécialisée. Les premières publications des affiches. Le règlement et la fiche d’inscription téléchargeable sur notre site Internet et le teasing sur Facebook a commencé. Les premières inscriptions arrivent sur notre boîte mail. À partir de là, c’est l’informatique qui prend le relais. Ces inscriptions sur un fichier Excel vont servir à toutes les phases de la préparation de l’exposition.

En prenant les rênes de l’organisation, j’ai vite compris à quel point il était important de suivre scrupuleusement les instructions du règlement de chaque organisateur. Car ils ont été confrontés aux mêmes problèmes que nous et chacun y a trouvé sa solution. Par exemple chez nous, l’appellation des photos, comme chez nos confrères très certainement, est très importante car elle conditionne le classement des fichiers. Au début nous nous étions inspirés de divers règlements d’autres salons et peu à peu nous l’avons peaufiné et adapté à notre organisation. Pour l’appellation de chaque fichier photo, nous demandions qu’il y ait inscrit le nom de l’auteur, le titre, les dimensions et le prix. Mais cette quantité d’informations engendrait bon nombre d’erreurs de la part des candidats, sans compter ceux qui ne renomment même pas leurs fichiers.

Avec une photo nommée « IMG4255.jpg » et des titres de tableaux pas forcément évocateurs du sujet représenté, allez donc savoir qui est quoi. Peu à peu nous nous sommes rendu compte que nous n’avions pas besoin de toutes ces informations pour les fichiers images. Désormais nous demandons que figure uniquement le nom de l’auteur et le titre, car à la date de clôture des inscriptions ce n’est pas moins de 450 à 500 fichiers que nous devons manipuler. On imagine qu’avec un mauvais intitulé, un fichier peut aisément se perdre ou être attribué à un autre auteur, l’horreur !

 

 

Sans rentrer dans les détails je dois parler du fichier Excel qui commande toute l’organisation qui va suivre ainsi que la création des différents documents, listes, étiquettes, diplômes, catalogues, etc. ce fichier comporte 11 feuilles. L’intérêt de ce classeur Excel est qu’il n’y a qu’une saisie des informations sur la première feuille et celles-ci sont reportées automatiquement sur les autres feuilles.
 

Les inscriptions arrivent, au début assez lentement, puis le rythme s’accélère à mesure que l’on approche de l’échéance. Le classement au sein de l’ordinateur est essentiel. Un dossier « Réception » dans lequel on trouve les dossiers au nom des artistes comportant les photos de chaque tableau. À ce stade, on doit également réduire le format de toutes les photos en vignettes pour les intégrer à la feuille des jurés pour la sélection. C’est une phase qu’il ne faut pas négliger et dès que l’enregistrement est fait, envoyer un courriel au candidat pour lui signifier que son inscription a bien été prise en compte.

 

À suivre...

244 – Organiser un festival (épisode 3)

Il y a une période où le travail est peu planifiable, c’est celle de l’entre-deux. Le festival est toujours quelque part dans nos têtes. Dès que l’on voit sur Internet, ou lors d’une exposition collective à travers la France, ou encore dans la presse, un artiste qui pourrait de par son travail venir exposer chez nous, on note, on repaire. Il y a aussi le choix de l’invité d’honneur. Le principe de l’invité d’honneur est parfois discuté. Pourquoi mettre en avant un artiste vis-à-vis des autres ? C’est une critique qui peut s’entendre. D’ailleurs à l’exposition de Pastel en Provence, avec la présidente Brigitte Dieudonné et la secrétaire Véronique Fontaine, nous n’avons pas opté pour cette formule, mais le concept est différent. Pour nous à Saint-Agne, L'invité d'honneur c’est un peu une nôtre tête de gondole, l’artiste de l’affiche qui va nous aider à promouvoir notre festival. 

 Et puis c’est aussi l’occasion pour un pastelliste français d’être mis à l’honneur, car les grands salons ont opté depuis quelques années, pour l’international et n’ont à l’heure actuelle que des artistes étrangers en tête d’affiche. Nous sommes heureux de faire appel à nos artistes français qui n’ont rien à envier à toute autre nation.

Il y a une autre partie que nous allons développer encore plus à partir de cette année, c’est la communication par le biais des réseaux sociaux et tenter d’obtenir le plus de partages possible avec des groupes de notre région. Car figurez-vous que si notre festival a acquis ses lettres de noblesse parmi les expositions françaises de pastel grâce à notre site, à Facebook et à Pratique des Arts, nous avons encore beaucoup de travail pour lui faire acquérir la réputation qu’il mériterait dans notre région.

 

Puis arrive le mois de février de l’année de l’exposition, nous sommes passés en biennale (il n'y aura pas de festival cette année), nous entrons dans la période de Pré-salon et c’est là que notre petite entreprise commence à sortir de sa torpeur.

L'infographie

1.    La préparation bureautique. Mettre tous les documents à jour au niveau des dates par exemple. Actualiser le dossier de presse et rédiger les communiqués de presse. Et oui, ce n’est pas la même chose dossier et communiqué. Mise à jour également du règlement avant de le mettre en ligne sur le site Internet.

 
2.    Il nous faut récupérer tous les documents venant de l’invité d’honneur, photos des tableaux, biographie et autres détails. Signature des conventions etc.

 
3.    Commence le travail d’infographie pour la réalisation des encarts presse, de l’affiche, que nous soumettrons à notre invité.

 
4.    Une fois tous ces documents prêts, nous pouvons les divulguer sur notre site Internet, dans la presse spécialisée et lancer l’appel à candidatures.

 

5.    D’un autre côté, secrétaire et trésorière se chargent de faire les demandes diverses de subventions et d’aides, que nous obtenons, ou pas. Et l’on reprend contact avec nos partenaires et sponsors. Un sujet toujours délicat quand on est amateur et bénévole, aller à la pêche aux sous. Car il en faut de l’argent pour mener à bien tout cela. Surtout que, comme vous pouvez vous en douter, l’art n’intéresse pas tout le monde. 

Notre grand rêve (on a le droit d’y croire) serait d’avoir assez de budget pour ne pas faire payer les artistes qui viennent exposer. Car oui, ils payent ! Nous sommes les seuls artistes, nous les peintres et sculpteurs, qui payons pour faire le spectacle et pour que vous public y assistiez gratuitement, un monde à l’envers. Tout ça parce que nous sommes bénévoles, peu subventionnés et si les artistes acceptent, c’est qu’ils n’ont pas le choix. C’est ça ou ils n’exposent pas. Pas d’exposition, pas de public, pas d’éventuels acheteurs, pas d’article dans la presse, en clair ils n’existent pas. Et avant de faire le buzz sur le Net…. D’ailleurs à ce propos, je vous ferai part d’une petite expérience que j’ai vécue sur Facebook, dans une prochaine notification FBK.

Le droit d'exister au travers des salons.

Dans le prochain billet je vous parlerai de la deuxième partie du Pré -salon, la réception des candidatures, la sélection et tout ce qui en découle : courrier avec refus ou acceptation, liste des tableaux à exposer, catalogue, etc. Mais aussi préparation de stages et de démonstrations.

À suivre...

243 – Organiser un festival (épisode 2)

Le salon international de Pastel en Périgord

Avant d’aller plus en avant, il faut expliquer le pourquoi de tous ces salons de pastel et d’aquarelle qui contrairement à ceux de peinture à l’huile, réunissent tant de peintres que l’on dit « professionnels ». Pourquoi les guillemets ? Parce que je connais peu, mais alors très peu d’aquarellistes et encore moins de pastellistes qui vivent véritablement de leur production. Entendons donc par professionnel la qualité de leur travail.

Si de tels salons et festivals existent, c’est bien parce que c’est l’un des rares moyens pour ces artistes de se montrer, d’afficher leur travail, d’atteindre un public, en un mot d’exister. Je précise public et non acheteur car malheureusement et malgré leur bonne volonté, les organisateurs ne sont pas forcément des vendeurs. 

La galerie d'art où le visiteur et aussi et avant tout un potentiel client.

 

C’est un vrai métier la vente d’œuvres d’art. Il faut se constituer un carnet d’adresses, savoir les prévenir et les invités, savoir défendre tel ou tel peintre, expliquer telle ou telle démarche, savoir faire rêver le potentiel acheteur. On est loin des « bonjour et bienvenue, vous venez d’où ? Êtes-vous déjà venus ? Nous vous souhaitons une agréable visite » que nous distribuons le plus aimablement possible dans nos expositions. Car il s’agit bien de ça, une agréable visite pour 98% des cas. Une simple visite, gratuite de surcroit. Car ne nous cachons pas la face, une visite payante verrait la fréquentation fortement chuter.

Qui sont-ils ces organisateurs amateurs et bénévoles qui se lancent dans cette aventure ? Car s’en est une. Ce sont des passionnés de leur art, souvent des peintres amateurs, parfois des peintres plus connus, qui œuvrent pour la défense de leur médium, pour qu’il soit reconnu. Ce sont des Don Quichotte qui hurlent dans un désert bien silencieux et qui méritent tout notre respect. 

Même si leurs organisations se révèlent parfois (rarement en France), approximatives, ce ne sont pas des professionnels répétons-le. Face à la montagne qu’il faut gravir, ils font preuve souvent d’un courage et d’une abnégation incroyable, encaissant les critiques, se remettant en question à chaque fin d’exposition pour mieux repartir la fois suivante.

Fort heureusement, la presse spécialisée a emboité le pas à tous ces organisateurs. Ainsi, une synergie s’est peu à peu établie entre des revues comme Artiste Magazine, Plaisir de Peindre et surtout Pratique des Arts. Si les organisateurs amènent leur contribution sonnante et trébuchante en payant des encarts publicitaires pour leur manifestation, apportant ainsi leur contribution au maintien d’une presse écrite qui a bien du mal de nos jours. Le retour ne s’est pas fait attendre avec des rubriques calendaires sur les salons, région par région et des comptes rendus d’expositions. Ainsi, certaines manifestations, dont la nôtre, doivent une bonne partie de leur renommé aux articles parus dans ces revues.

À suivre...

242 – Organiser un festival (épisode 1)

La difficulté que nous avons rencontrée à organiser ce dernier festival et une longue conversation avec Alexandre Granger et son épouse révélant leur ignorance sur bien des aspects et des contraintes de l’organisation, m’a donné l’idée de vous les expliquer dans ce blog. Comment a commencé cette histoire qui m’a valu de me retrouver à la tête de cette petite entreprise qui prend vie une fois par an ?

Au départ, il faut dire que je n’ai jamais voulu m’occuper de ce genre d’évènement. J’étais fermement résolu à rester un artiste peintre et d’y consacrer tout mon temps libre. Temps libre qui allait forcément devenir conséquent puisque j’atteignais l’âge de la retraite. 

Comment transformer ce cube en écrin ?

 Mais voilà, la présidente m’a demandé de prendre le relai et je voyais bien qu’il n’y avait pas beaucoup, voire pas du tout de prétendant au poste. 

La véritable question qui est apparue, fallait-il laisser disparaître un évènement qui commençait à prendre une certaine place dans le calendrier des expositions  de pastel en France ? Tant de travail avait déjà été fait.

La liste des tâches.

Certes, je n’étais pas inactif lors des éditions précédentes. Je me suis chargé de proposer des invités d’honneur, j’ai réalisé les affiches, j'ai créé le site internet et j'assurais sa maintenance et enfin j’officiais en tant que commissaire d’exposition, entendez par là que je réalisais l’accrochage des tableaux. Après avoir accepté la présidence il m’a fallu, secondé par ma compagne Martine, m’attaquer au fond du problème, l’organisation. Le hasard fait bien les choses puisque lors d’une discussion avec Françoise Parron présidente d’Horizon Pastel, l’association organisatrice des biennales du Mont du Lyonnais, elle nous confia un exemplaire de son fichier Excel avec lequel elle organise la sélection des artistes. Étant un ancien ingénieur de production et chef de projet dont l'un des outils était justement le logiciel de Microsoft, je me suis retrouvé dans mon élément. Ce fichier Excel m’a permis d’élaborer toute une organisation et de lister les tâches nécessaires à la réalisation d’une telle manifestation. J’ai ressorti mes anciens diagrammes de Gantt et je me suis mis au travail.

Le diagramme de Gantt

A suivre...