249 – Organiser un festival ( épisode 8. )

 

 

 

 

Le festival a ouvert ses portes et les jours défilent avec leur lot de rencontres heureuses, de compliments, de critiques aussi, de remarques que nous consignons si nous les trouvons justifiées. 

 

Les week-ends, il nous faut également assurer l’organisation des démonstrations avec auparavant toutes les annonces que nous avons faites sur Facebook et la mise à jour de la page sur notre site qui lui est consacrée. Nous veillons également au bon déroulement du stage que nous organisons, en général avec l’invité(e) d’honneur(e) quand celui-ci est en mesure d’assurer ce genre de prestation.

Nous essayons de gérer au mieux les permanences, même si Martine et moi-même sommes généralement présents. Nous dépouillons tous les jours l’urne des votes pour le prix du public et ainsi suivons l’évolution, avec passion, des tableaux qui ont le plus grand succès.
Le dernier jour, les artistes sont de retour pour assister au décrochage et reprendre leurs tableaux. À 18 h, je dévoile le prix du public, je remercie tous les participants, artistes, municipalité, bénévoles et je donne le top départ pour le décrochage. À ce moment se passe ce qui se passe dans tous les salons prenants fins ; une fourmilière se met en action et en l’espace d’à peine une heure les panneaux sont vidés de leurs œuvres. C’est à ce moment que j’ai une crise de cafard aigüe, la fête est finie.

 

Nous avons une journée pour rendre la salle communale totalement vide. Les panneaux sont empilés, les câbles électriques rangés dans des caisses avec les éclairages. La signalétique sur le bord des routes est démontée rassemblée. En trois jours tout est soigneusement rangé, classé. 

 

 

Pour la bureautique ce n’est pas encore terminé. Il reste à rédiger un compte rendu à destination des sponsors et partenaires avec photos à l’appui. Un autre pour la presse spécialisée, principalement pour Pratique des Arts. Parallèlement je réalise un diaporama avec les photos de toutes les œuvres exposées qui sera diffusé sur Facebook et viendra illustrer le site Internet. Nous mettons à jour le site et plus particulièrement la page « Rétrospective ». Puis en dernier lieu vient le temps des comptes et du bilan qu’on espère toujours positif et équilibré, tant au niveau moral que financier.

 

Voilà, vous savez tout du marathon que représente cette organisation. Nous essayons qu'elle soit le plus professionnelle possible, même si nous ne sommes qu’amateurs et bénévoles et surtout passionnés.
 

Vive le dessin & le pastel !

248 – Organiser un festival (épisode 7).

Nous sommes une semaine avant l’ouverture du salon. C'est là que toute l’équipe de bénévoles, ceux qui font partie de l’association et ceux venus donner un coup de main se retrouvent au complet. Pour l’instant, la salle municipale est vide, sauf les premiers tableaux qui s'alignent le long des murs. À ce moment on a du mal à imaginer cette salle tout à fait quelconque se transformer en un véritable écrin pour quelque 110 pastels et dessins.

Voilà, les panneaux sont installés, tous les spots sont en place et raccordés à la ligne électrique. C’est à moi de jouer à présent. La disposition des œuvres c’est toujours une « prise de tête ». Notre installation accueille sans problème 90 tableaux, hormis ceux de l'invité d'honneur. Mais la sélection s’avèrent toujours si difficile et malgré que je me dise chaque année qu’on ne m’y reprendra plus, nous en avons toujours 5 à 6 de plus. Pas le choix, il faut les caser. 

 

 

C’est là que l’on me voit entamer un étrange balais, circulant entre les panneaux disposant, déplaçant, reclassant sans cesse, avec les conseils avisés de Marie et Martine pour me guider et m’aider à finaliser la disposition, puis c’est l’accrochage, et cela peut encore changer, car la vision des tableaux posés par-terre contre les panneaux et celle quand ils sont accrochés n’est pas la même.

Enfin, au troisième jour, tout est en place et le salon prend véritablement vie quand on allume les spots. Pendant ce temps, Marie, Ghislaine et leur mari ont mis en place la signalétique au bord des routes. Martine, Marie, Huguette, Anne-Sophie se sont occupées de tous les derniers détails, Lucie et Cécile ont bombardé la Page de Facebook de messages, d’affiches, faisant le teasing. 

 

 

 

 

Les invitations au vernissage sont parties. Les gens de la mairie de Baneuil sont venus installer le barnum et enfin, le samedi à 14 h 00 sonnante, le festival ouvre ses portes. La fête commence pour quinze jours où nous espérons les visiteurs toujours plus nombreux. Les artistes sont présents, les visiteurs, Monsieur le Maire, parfois d’autres personnalités de l’intercommunalité, voire du département où de la Région.

 

 

 

A 18 h 00, nous rassemblons tout le monde pour le vernissage et la traditionnelle remise des prix où nous honorons quelques artistes avec nos partenaires fabricants de pastels et vendeurs de matériels. Puis la journée s’achève au restaurant où là, dans la joie des retrouvailles entre artistes, toute l’équipe de l’association souffle enfin. Le stresse retombe, on rit, on s’interpelle, on plaisante, on est heureux.

 

 

(À suivre...)

247 – Organiser un festival (épisode 6)

Ça y est ! La sélection est définitivement figée et c’est le top départ. Le fichier Excel nous délivre la liste de ceux qui ne participeront pas. Elle est transmise à la secrétaire qui devra leur envoyer un courriel leur annonçant la mauvaise nouvelle. En contrepartie, la liste des sélectionnés est transmise à la fois à la trésorière qui s’occupe de leur envoyer le courrier avec les tableaux sélectionnés, le prix de leur participation en fonction du nombre de ceux-ci et l’inscription au repas qui suit le vernissage, s’ils le désirent. Une autre liste est transmise au maquettiste du catalogue ainsi qu’un dossier avec toutes les photos. Les choses sérieuses commencent.

 

Les réunions vont se succéder. Qui contacte les radios ? Qui se charge des offices de tourisme ? Qui prendra en charge l’affichage et la distribution des flyers ? Qui sera responsable de la signalétique sur le bord des routes, panneaux, banderoles ? On contacte les peintres susceptibles de réaliser une démonstration.  On commence à organiser le stage, location de la salle à Couze, prêt d’un barnum auprès de la municipalité de Baneuil. Qui se chargera des paquets de bienvenue que nous distribuons au vernissage ? De leur composition ? Les hébergements, le restaurant, les achats pour la remise des prix. Qui sera présent à l’installation de la salle ?  Sur qui pourrons-nous compter pour les permanences ? Et déjà la communication sur Facebook s’intensifie. Les bénévoles se rassemblent, la petite entreprise prend vie !

 

 

Les communiqués de presse se rédigent. La presse locale en est abreuvée ainsi que la presse nationale. On harcèle les radios qui nous invitent à telle ou telle émission, ou pas. Les BAT (Bon à Tirer) du catalogue se succèdent. Il n’en faudra pas moins de 5 ou 6 pour arriver à l’exemplaire final qui sera donné à l’imprimeur. On resserre nos liens avec nos partenaires, les pastels Girault qui nous suivent et soutienne depuis la première édition, l’Artisan Pastellier que nous sommes toujours heureux d’accueillir. Boesner Bordeaux qui nous assiste et communique pour nous. Burolike Bergerac un partenaire de longue date. CNI depuis peu mais qui tient son rang. Blockx qui nous a rejoint l’année dernière. Sans eux point d’exposition, nous ne les remercierons jamais assez. Et puis citons également la mairie de Saint-Agne pour le prêt de la salle et des panneaux d’exposition et le personnel communal toujours disposé à nous aider. La Communauté de Communes Bastides Dordogne Périgord ainsi que le Conseil Général de Dordogne pour leur soutien financier.

Enfin, les premiers artistes arrivent avec leurs tableaux, souvent avec ceux d’autres artistes. Entre eux, ils mettent à profit la liste pour le covoiturage classée par départements que nous leur fournissons. Nos yeux brillent d’impatience, les cartons et autres emballages s’empilent le long des murs alors que les panneaux ne sont pas encore installés. La fête va bientôt pouvoir commencer.

À suivre...