245 – Organiser un festival (épisode 4)

 

 

 Voilà, tout a été lancé. Les encarts et annonces à appel à candidatures dans la presse spécialisée. Les premières publications des affiches. Le règlement et la fiche d’inscription téléchargeable sur notre site Internet et le teasing sur Facebook a commencé. Les premières inscriptions arrivent sur notre boîte mail. À partir de là, c’est l’informatique qui prend le relais. Ces inscriptions sur un fichier Excel vont servir à toutes les phases de la préparation de l’exposition.

En prenant les rênes de l’organisation, j’ai vite compris à quel point il était important de suivre scrupuleusement les instructions du règlement de chaque organisateur. Car ils ont été confrontés aux mêmes problèmes que nous et chacun y a trouvé sa solution. Par exemple chez nous, l’appellation des photos, comme chez nos confrères très certainement, est très importante car elle conditionne le classement des fichiers. Au début nous nous étions inspirés de divers règlements d’autres salons et peu à peu nous l’avons peaufiné et adapté à notre organisation. Pour l’appellation de chaque fichier photo, nous demandions qu’il y ait inscrit le nom de l’auteur, le titre, les dimensions et le prix. Mais cette quantité d’informations engendrait bon nombre d’erreurs de la part des candidats, sans compter ceux qui ne renomment même pas leurs fichiers.

Avec une photo nommée « IMG4255.jpg » et des titres de tableaux pas forcément évocateurs du sujet représenté, allez donc savoir qui est quoi. Peu à peu nous nous sommes rendu compte que nous n’avions pas besoin de toutes ces informations pour les fichiers images. Désormais nous demandons que figure uniquement le nom de l’auteur et le titre, car à la date de clôture des inscriptions ce n’est pas moins de 450 à 500 fichiers que nous devons manipuler. On imagine qu’avec un mauvais intitulé, un fichier peut aisément se perdre ou être attribué à un autre auteur, l’horreur !

 

 

Sans rentrer dans les détails je dois parler du fichier Excel qui commande toute l’organisation qui va suivre ainsi que la création des différents documents, listes, étiquettes, diplômes, catalogues, etc. ce fichier comporte 11 feuilles. L’intérêt de ce classeur Excel est qu’il n’y a qu’une saisie des informations sur la première feuille et celles-ci sont reportées automatiquement sur les autres feuilles.
 

Les inscriptions arrivent, au début assez lentement, puis le rythme s’accélère à mesure que l’on approche de l’échéance. Le classement au sein de l’ordinateur est essentiel. Un dossier « Réception » dans lequel on trouve les dossiers au nom des artistes comportant les photos de chaque tableau. À ce stade, on doit également réduire le format de toutes les photos en vignettes pour les intégrer à la feuille des jurés pour la sélection. C’est une phase qu’il ne faut pas négliger et dès que l’enregistrement est fait, envoyer un courriel au candidat pour lui signifier que son inscription a bien été prise en compte.

 

À suivre...